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Dez dicas para otimizar o tempo

Muitas pessoas me perguntam como consigo dar conta de tanta coisa ao mesmo tempo.

Certamente dou conta de menos do que eu gostaria, mas na maioria das vezes dou conta do que considero minhas prioridades.

Essas prioridades incluem brincar com meus filhos, levar eles na escola, cuidar da minha casa, da minha família e de mim, além obviamente dar conta as questões da empresa, que não são poucas.

Coloco 10 pontos que acho fundamentais para “ganhar tempo”.

1º – Se organize

Uma casa, uma pessoa, uma empresa organizada consegue usar seu tempo muito melhor. Definitivamente é preciso se organizar. Não sabe como? Crie metas, rotinas, leia a respeito. Tem pessoas que já nasceram mais organizadas, se não é seu caso, aprender a se organizar, treine e de alguma forma, se organize.

2º – Crie metas

Você precisa estabelecer o que é prioridade total, aquilo que custe o que custar, será concluído naquele mesmo dia, nem que seja 2h da manhã. O que é média prioridade, que você vai fazer se conseguir, mas se não conseguir precisa vira prioridade para o outro dia e o o que é baixa prioridade, que vc vai fazendo a medida do possível, mas procurando puxar pelo menos uma de baixa prioridade por semana para não acumular.

3º – Faça listas

É impossível a gente lembrar de tudo, anote! Seja no celular, em um caderninho, no rascunho de um email, mas sempre no mesmo lugar! Se vc fizer 200 listas vai perder mais tempo tentando se achar nas listas, por isso é preciso ter uma lista só, com os tópicos e prioridades. Tenho uma lista em um email de rascunho e manipulo ela o dia todo de onde eu estiver. Lá tenho todas as prioridades separadas por assunto pessoal e da empresa.

4º – Faça mais de uma coisa ao mesmo tempo

Sim, não é loucura, mas trago isso como uma dica. Acho possível sim ter sucesso na administração do tempo fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo. Você precisa estabelecer o que vai fazer e como vai fazer. Não há mal nenhum em estar ouvindo uma reunião, que você não é o principal interlocutor, e ao mesmo tempo ir respondendo alguns emails ou separando os que precisam ser respondidos mais tarde e os que não. Atenção e foco são determinantes para isso dar certo.

5º – Aprenda a dizer não

Isso é um exercício diário, eu sou dona de me entulhar de coisas e não dizer que não posso, que não vou conseguir e ai embola todo o meio de campo. Tenho aprendido a me organizar melhor e não marcar tanta reunião em um mesmo dia, para conseguir almoçar, não dá para atender todo mundo a qualquer dia e horário, se você já sabe disso, não espere que um milagre aconteça, para você dar conta. Se não vai dar, se vc já sabe que não vai dar.

6º – Confie e delegue

Claro que muitas vezes a gente fica louco para meter a mão e fazer, mas não tem como fazer tudo, é preciso confiar e delegar. Revisar, pedir para refazer quando necessário, mas se as vezes não ficou 100% siga em frente, porque está ótimo e não temos mais tempo. Explique, tenha paciência e na próxima vez certamente vai vir melhor.

7º – Desgrude do seu celular

Estabeleça uma rotina para ficar no seu celular, principalmente no whatsapp e nas redes sociais. Você precisa ter um horário para ler as mensagens dos 20 grupos do whatsapp que você participa, deixe esses grupos silenciados e saia dos que não são úteis para você. Não olhe o dia todo as redes sociais, combine com você mesmo de olhar pela manhã ou a noite ou em um horário que fique bom, sem bagunçar toda a sua agenda. Uma outra dica, não siga quem não me agrega em nada, famosos, etc. isso acaba sendo um pouco de perda de tempo, na minha opinião. Além disso não coloque seu celular para carregar no seu quarto, eu coloco o meu celular para carregar na sala todas as noites e só pego nele após acordar com calma e não a primeira coisa que faço quando acordo.

8º – Adiante o que você puder

Eu sempre fui daquelas que não deixa tudo para o último dia, a última hora, o último minuto. Pode ter certeza que quando você deixa algo adiantado o dia seguinte é muito melhor e mais produtivo. Se tenho emails que precisam estar cedo na caixa de alguém, pode ter certeza que mandarei ainda a noite, antes de dormir, para ter uma tranquila e boa noite de sono e ainda poder tomar café da manhã com meus filhos, sem o compromisso de acordar, mandar o email correndo. Se algum imprevisto acontece, e veja que não sou a desesperada que acha que tudo vai dar errado, você não cumpre o prazo. Sou adepta do porque deixar para amanhã, o que você pode fazer hoje?

9º – Tenha paciência

Pode acreditar que se você não tiver paciência para fazer algo, você vai levar muito mais tempo para fazer. Quantas vezes você começou algo irritado ou correndo e então parece que nada dá certo, o computador trava, dá erro, a internet não funciona. Respira, não pira. Calma. Fazer correndo, sem paciência, com pressa, certamente vai te tomar muito mais tempo. Não é fácil ser paciente diariamente, com 2 filhos pequenos eu sei muito bem, precisa ser um exercício diário, quase um mantra, mas funciona.

10º – Peça ajuda

Isso foi algo que por muito tempo eu não fiz, e quanto tempo perdi. Ahh se eu tivesse pedido ajuda antes. A gente precisa saber pedir ajuda, não é possível dar conta de tudo e sim somos substituíveis e sim alguém pode fazer algo até muito melhor do que você faria. Peça ajuda, isso não é demérito nenhum, pelo contrário.

E por fim, não reclame do tempo, isso é também é uma forma de perder tempo. O dia vai continuar com 24hs e depende muito mais de nós, do que de qualquer pessoa, fazer render cada um desses 1440 minutos do nosso dia, produtivamente.

Vamos ganhar tempo?

Crédito ilustração: Wesley Almeida

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